Escrito por: Izabela Wysoczanski, Gerencia Dental Superior
Fecha: 24 de enero de 2022
Trabajar como gerente de consultorio dental es una labor ardua: usualmente eres la persona responsable de resolver casi cualquier problema que surja a lo largo del día.
Por esa razón, los dueños de prácticas dentales se toman su tiempo al seleccionar al gerente de consultorio adecuado. Quieren asegurarse de que la persona que contraten pueda asumir las numerosas responsabilidades requeridas para gestionar una práctica ocupada.
Si has conseguido una entrevista, ¡felicidades! Has logrado el primer paso del proceso de contratación. La práctica piensa que tu experiencia y calificaciones son la combinación adecuada para lo que necesitan en un gerente. Por lo tanto, el proceso de entrevista tiene el propósito de conocerte como persona, entender tu personalidad y determinar si encajarías bien con el equipo. ¡Por esta razón, es importante ser tú mismo! Establecer una conexión real con el equipo de contratación te ayudará a destacar como un candidato increíble para el trabajo de gerente de consultorio dental.
Esta guía te ayudará a destacar en cualquier experiencia de entrevista para el puesto de gerente de consultorio dental, con consejos y algunas preguntas comunes que probablemente enfrentarás.
Consejos para la Entrevista de Gerente de Consultorio Dental
A continuación, algunos consejos aplicables a cualquier trabajo, pero especialmente ciertos para un trabajo que requiere habilidades organizativas y responsabilidad intensificada como la de un gerente de consultorio.
Investiga la práctica antes de la entrevista
Como señala el Departamento de Trabajo, investigar al empleador de antemano demuestra que tomas en serio el trabajo y no haces suposiciones basadas en conocimientos previos. Incluso si has trabajado como gerente de consultorio dental antes, familiarizarte con este consultorio demostrará tu compromiso con el proceso de trabajo y tu capacidad para planificar con anticipación, lo cual es una parte importante del rol.
Prepara tus respuestas de antemano
Aunque no sepas exactamente qué preguntarán los entrevistadores, aún puedes preparar algunas respuestas para preguntas probables y organizar tus pensamientos sobre tus fortalezas, debilidades y cualquier información relevante sobre tu historial laboral y comprensión de prácticas dentales, facturación, políticas de HIPAA, etc.
Preparar una declaración personal de misión puede ayudarte a identificar tus metas y tus ideas sobre tu trabajo y carrera. ¡Escribir esto con antelación puede ayudar a cristalizar tus pensamientos para que fluyan más fácilmente durante la entrevista!
Viste como si ya tuvieras el trabajo
Al vestirte como un ejemplo responsable y profesional de un gerente de consultorio, estás brindando al equipo de contratación una visión positiva del tipo de empleado que podrías ser para ellos.
Vestirse de manera empresarial o casual envía un mensaje positivo sobre tu profesionalismo y responsabilidad. Opta por pantalones o falda bien planchados, blusa o camisa, y un suéter o saco. Evita las zapatillas y opta por zapatos más elegantes. Cubre cualquier tatuaje con mangas largas y mantén tu cabello recogido y fuera de tu rostro.
Al vestirte profesionalmente, estás demostrando que tomas en serio el trabajo, respetas al equipo de contratación y eres capaz de trabajar como un gerente de consultorio confiable y responsable.
Preguntas y Cómo Responder en la Entrevista de Gerente de Consultorio Dental
1. ¿Cuál es tu experiencia como gerente de consultorio, específicamente en el ámbito dental o médico?
Tu currículum proporcionará al equipo de contratación una comprensión básica de tu experiencia, pero esta es una oportunidad para repasarla y agregar detalles sobre tu experiencia laboral, incluido entrenamiento especializado o credenciales.
Respuesta de ejemplo: He trabajado como gerente de consultorio durante 5 años, los últimos 2 en un consultorio dental. Era un consultorio pequeño, así que manejé la mayor parte de la facturación y codificación dental yo misma, y pedí todos los suministros. Tengo mucha experiencia en la gestión de equipos, comunicación con agencias de seguros y más.
2. ¿Cuáles son tus habilidades informáticas en un entorno dental?
Los gerentes de consultorio a menudo tienen que ayudar en la programación, facturación y pedido de suministros, por lo que la alfabetización informática es clave.
Respuesta de ejemplo: “Tengo experiencia en facturación dental, especialmente con Medicaid y Medicare. He utilizado una variedad de software para programación y hardware, y soy rápida para aprender nuevos sistemas. Utilizamos Microsoft Excel para la mayoría de las hojas de cálculo organizativas, así que tengo fluidez en ese programa.”
3. ¿Cuál es tu familiaridad con HIPAA?
Si ha pasado un tiempo desde que revisaste las regulaciones de HIPAA, repásalas antes de la entrevista para tenerlas frescas en tu mente.
Respuesta de ejemplo: “Habiendo trabajado en un consultorio dental como subgerente durante 3 años, estoy muy familiarizada con los procedimientos de HIPAA y la privacidad del paciente. Siempre soy consciente de las regulaciones al divulgar información del paciente, manejar la facturación y otras comunicaciones.”
4. ¿Qué te atrajo a una carrera en la gestión de consultorio dental?
Sé honesto, sé tú mismo y ¡comparte tu historia! Si tienes una historia específica sobre qué te hizo querer ser gerente de consultorio dental, compártela aquí: los gerentes de contratación quieren conocerte como persona, y esta es una excelente manera de compartir más sobre ti.
Respuesta de ejemplo: “Mi mamá fue gerente de consultorio en una pequeña práctica médica, y sus colegas eran como familia cuando crecía. Me gustaba el entorno acelerado, combinado con el equipo amigable y la interacción con los pacientes. Cuando estaba terminando la escuela secundaria y decidía qué hacer a continuación, fue una elección natural. Soy igual que mi mamá, me encanta hablar, pero también soy una persona que puede hacer varias tareas a la vez. ¡Me encanta poder conectar con las personas todo el día mientras hago las cosas!”
5. ¿Cuáles son los ingredientes clave de un gran gerente de consultorio, y cuáles posees tú?
Preguntas como estas te permiten arrojar luz sobre tu experiencia trabajando en el puesto, así como destacar las partes en las que te destacas.
Respuesta de ejemplo: “Hay muchas habilidades necesarias para ser un gran administrador de oficina, pero creo que la más importante es ser rápido de mente. Las cosas cambian rápidamente en una oficina médica, y a veces surgen crisis: simplemente debes poder adaptarte a lo que está sucediendo, tomar decisiones rápidas en el momento y seguir adelante. Aprendí eso de mi mamá; soy bastante adaptable y puedo reaccionar rápidamente a situaciones complicadas y estresantes. La comunicación, la paciencia y una organización asombrosa también son importantes”.
6. ¿Cuáles son tus debilidades como administrador de oficina?
Esta es la clásica pregunta de la entrevista que mantiene despiertas a las personas por la noche: no quieres menospreciarte, pero también quieres sonar como un ser humano real con defectos. Para encontrar el equilibrio adecuado, es mejor hablar de una debilidad que hayas trabajado para superar y cómo lo has hecho. De esta manera, puedes destacar tu capacidad para superar obstáculos y reconocer tus limitaciones humanas reales.
Respuesta de ejemplo: “A veces tengo dificultades para ser firme con los pacientes. La gente se enoja, sucede, a menudo se trata de facturas o un costo adicional que no esperaban, y mi instinto es hacer feliz a la gente. Pero cuando comencé a trabajar, aprendí que también debes defenderte a ti mismo y encontrar una solución, lo que significa ser firme. Tuve que enseñarme a no ceder para hacer felices a los pacientes y, de hecho, trabajar para encontrar una solución que funcione para ellos y la oficina. He aprendido que con la actitud correcta, paciencia y empatía, la gente generalmente se calma y podemos trabajar juntos para encontrar una solución. Pero todavía tengo que recordarme a veces que debo defenderme a mí mismo”.
7. ¿Puedes darnos un ejemplo de una dificultad que hayas tenido en el trabajo?
Aprovecha esta oportunidad para compartir una historia real de una situación difícil, pero ten cuidado de no hablar mal de tus antiguos colegas o superiores. En cambio, enmarca la historia como algo que has superado: los gerentes de contratación hacen esta pregunta para conocer más sobre tus habilidades para resolver problemas.
Respuesta de ejemplo: “En mi último trabajo como gerente de una oficina dental, teníamos a una empleada que siempre llegaba tarde. Tenía mucho en su plato, era madre soltera y también cuidaba de su madre, así que sé que estaba estresada, pero estaba empezando a afectar al resto del equipo y la gente se quejaba. Había hablado con ella varias veces y nada cambiaba, y no estaba seguro de qué hacer. Finalmente, le pregunté si quería tomar un café, y nos tomamos un descanso juntas y simplemente charlamos. Eso nos puso en un buen y amistoso terreno, y facilitó hablar sobre los problemas. Terminamos ajustando el horario para que pudiera llegar un poco más tarde y quedarse más tarde para acomodar el cambio. Realmente me enseñó cómo tomarme el tiempo para conectar puede hacer las cosas más fáciles”.
8. ¿Por qué estás dejando tu último trabajo?
Según Career Contessa, la honestidad cruda no siempre es exactamente útil al responder esta pregunta. No importa por qué estás buscando un nuevo trabajo, hablar mal de los antiguos empleadores siempre es desfavorable. Sé tan honesto como puedas, centrándote en las oportunidades positivas de un nuevo puesto.
Respuesta de ejemplo: “Mi última práctica fue una oficina dental muy grande con 10 médicos diferentes y muchos asistentes. Era difícil sentirse conectado con tanta gente. Estoy buscando una oficina donde realmente pueda construir una comunidad de colegas y conocer a cada uno individualmente, eso es lo que me atrajo a su práctica”.
9. ¿Por qué te gustaría trabajar aquí?
Esta pregunta es una excelente manera de conectarte con el equipo de contratación y comenzar a construir una relación personal. Seguramente están orgullosos de su equipo, y hablar bien de ellos y resaltar sus valores compartidos es una excelente manera de conectar. Utiliza detalles personales de tu investigación sobre la oficina, en lugar de cosas generales como «son gente agradable».
Respuesta de ejemplo: “Realmente estoy buscando un equipo cercano de personas que se apoyen mutuamente y se tomen el tiempo para construir el ánimo del equipo. Vi que hacen un Relay for Life cada año, lo hicimos en mi último trabajo y fue uno de los momentos destacados del año. Como gerente, siempre estoy buscando oportunidades para impulsar el ánimo del equipo y encontrar formas de conectarme, y me siento atraído por la forma en que su equipo ya está haciendo eso tan bien”.
10. ¿Por qué serías un buen complemento para nuestro equipo?
Este tipo de pregunta generalmente se hace al final de la entrevista: el equipo de contratación te da la oportunidad de «argumentar» tu caso como miembro del equipo. Tener una «elevator pitch» preparada es algo excelente para hacer con anticipación para que realmente estés preparado para exponer tu caso. No presumas ni critiques a nadie más, pero debes transmitir confianza y capacidad.
Respuesta de ejemplo: “Creo que sería un excelente gerente de una oficina dental para este equipo debido a mi experiencia y compromiso con mi equipo. Creo que uno de los aspectos más importantes de una buena gestión es hacer que todos en tu equipo se sientan apreciados, y he trabajado duro para hacer eso por mis compañeros todos los días. Puedo ver que esta práctica realmente se dedica a la atención al paciente y al ánimo del equipo, y creo que realmente podría ayudar a respaldar eso”
